Recruiting über WhatsApp ist eine innovative Methode, um potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten direkt und unkompliziert zu erreichen. Die Möglichkeiten und Vorteile des WhatsApp-Recruitings sind vielfältig. Unser Mitgliedsunternehmen, die HOYER Group, ein weltweit führender Anbieter von Flüssigtransportlösungen, hat gemeinsam mit rexx systems, einem Anbieter für Personalsoftware, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung seiner Recruiting-Prozesse unternommen. Mit der Einführung von WhatsApp als Bewerbungskanal gelang es dem Unternehmen, die Bewerberansprache erheblich zu vereinfachen, Prozesse effizienter zu gestalten und die Einstellung von Fachkräften, insbesondere im Bereich der Gefahrengüter, zu beschleunigen.
Welche Vorteile bieten sich für Unternehmen beim WhatsApp-Recruiting?
- Unternehmen können WhatsApp als offiziellen Recruiting-Kanal einrichten und dabei einen Chatbot nutzen, um erste Fragen zu beantworten und Informationen zu sammeln. Dies erleichtert den Einstieg für Bewerber, da emotionale und ansprechende Stellenanzeigen mit einem direkten Link zu WhatsApp versehen werden können.
- Der gesamte Bewerbungsprozess kann nahtlos über WhatsApp abgewickelt werden, was die Candidate Experience erheblich verbessert. Zudem können Bewerbungen automatisiert erfasst und in bestehende Bewerbermanagementsysteme integriert werden.
- Bewerber können direkt und ohne Umwege Ihre Bewerbung abgeben, was die Kontaktaufnahme beschleunigt. Informationen (z. B. Gehaltswunsch, Lebenslauf, Kontaktdaten) können schnell und unkompliziert ausgetauscht werden, was den gesamten Prozess effizienter macht..
- Durch die vertraute Nutzung von WhatsApp schließen viele Bewerber den Prozess erfolgreich ab, was die Conversion Rate erhöht. Darüber hinaus wirkt das Unternehmen durch die Nutzung moderner Kommunikationsmittel innovativ und zeitgemäß.
Was gilt es bei dieser Art der Personalgewinnung für Unternehmen zu beachten?
Allerdings gibt es auch einige Aspekte, auf die Unternehmen achten sollten. Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle, und die Nutzung der WhatsApp Business API ist notwendig, um DSGVO-konform zu bleiben. Es sollten nur die notwendigsten Daten erhoben und verarbeitet werden, und die Einwilligung der Bewerber zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten muss sichergestellt sein. Zudem ist es wichtig, private und geschäftliche Kommunikation strikt zu trennen, um Datenschutzprobleme zu vermeiden. Sensible Daten sollten nicht über WhatsApp kommuniziert werden, da dies datenschutzrechtliche Risiken birgt. In Deutschland muss der Betriebsrat bei der Einführung neuer Kommunikationsmittel, wie WhatsApp für Recruiting, beteiligt werden. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext und muss beachtet werden.
Gibt es alternative Messenger-Dienste zu WhatsApp?
Neben WhatsApp gibt es auch mehrere Alternativen, die sich für das Recruiting eignen und teilweise sogar zusätzliche Vorteile bieten. Telegram bietet umfangreiche Funktionen wie Bots, Kanäle und Gruppen, die für das Recruiting genutzt werden können, und ist bekannt für seine hohe Sicherheit und Datenschutz. Signal fokussiert stark auf Datenschutz und Sicherheit und bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, was es zu einer guten Wahl für Unternehmen macht, die besonderen Wert auf den Schutz der Daten legen. Threema ist eine weitere datenschutzfreundliche Alternative, die keine Telefonnummer zur Registrierung benötigt und besonders in Europa beliebt ist. Auch der Facebook Messenger kann für das Recruiting genutzt werden, insbesondere wenn das Unternehmen bereits eine starke Präsenz auf Facebook hat.
Erfahrungsbericht: Wie HOYER WhatsApp als Bewerbungskanal nutzt
Ausgangslage: Manuelle Prozesse stoßen an ihre Grenzen
Vor der Zusammenarbeit mit rexx systems wurden die Bewerbungsprozesse bei HOYER größtenteils manuell abgewickelt. Mithilfe von Excel-Tabellen und Outlook organisierte das HR-Team die zahlreichen Bewerbungen – ein zeitintensiver und aufwändiger Ansatz, der die Bearbeitung großer Bewerberzahlen erschwerte. „Unser altes System stieß an seine Grenzen und führte zu mangelnder Transparenz, ineffizienten Abläufen und Herausforderungen bei der Ansprache potenzieller Mitarbeitender – insbesondere im stark umkämpften Markt der Fahrerinnen und Fahrer“, erklärt Carina Böttcher, Senior Manager Recruiting bei HOYER.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich HOYER 2019 für die Einführung von rexx systems. Sarah Jakobi, Senior Manager Application Management bei HOYER, war stark in den Implementierungsprozess involviert: „Der schrittweise Rollout der Software brachte nicht nur mehr Effizienz und Struktur in die HR-Prozesse, sondern legte auch den Grundstein für die Einführung innovativer Recruiting-Tools – wie zum Beispiel WhatsApp.“
WhatsApp als Bewerbungskanal: Ein niederschwelliger Ansatz
Im Juli 2023 führte HOYER das Feature „Bewerben via WhatsApp“ aus dem rexx Bewerbermanagement ein, wobei der Kickoff damals erstmal im Rahmen einer Messe stattfand. Ziel war es, die Hürden für Bewerbungen so niedrig wie möglich zu halten und mobile, schnell zugängliche Kanäle zu nutzen, um insbesondere Fahrerinnen und Fahrer besser zu erreichen. Mit Erfolg: Über 200 Bewerbungen kamen bereits über den Messenger-Dienst rein. Seit März 2024 nutzt HOYER „Bewerben via WhatsApp“ auch flächendeckend für seine Stellenausschreibungen – vor allem für operative Berufe, wie etwa die des Staplerfahrers oder Mechanikers.
Der Bewerbungsprozess über WhatsApp ist bewusst einfach gehalten. „Interessierte scannen einen QR-Code, der auf Flyern oder anderen Materialien bereitgestellt wird, und werden im weiteren Verlauf von einem Chatbot durch den Bewerbungsprozess geführt. Dieser stellt gezielte Fragen, beispielsweise zu Führerscheindaten und Kontaktdetails, und ermöglicht in einigen Fällen auch den optionalen Upload von Dokumenten“, erklärt Sarah Jakobi. Die gesammelten Informationen werden direkt in die rexx Suite integriert, was eine nahtlose Weiterverarbeitung ermöglicht.
Ergebnisse: Effizienz und positive Resonanz
Die Einführung von WhatsApp bei HOYER hat in kürzester Zeit messbare Erfolge gezeigt: „Innerhalb der ersten sieben Monate nach Implementierung wurden 156 Bewerbungen über den neuen Kanal eingereicht”, erzählt Carina Böttcher. Diese Zahl mag im ersten Moment nicht besonders hoch erscheinen, doch sie ist im Kontext beachtenswert: „WhatsApp wird bislang nur bei etwa der Hälfte der ausgeschriebenen Stellen als Bewerbungsoption angeboten und wurde ohne zusätzliche Promotion wie QR-Codes auf Events oder Messen genutzt”, so Böttcher weiter.
Die Qualität der Bewerbungen spricht zudem für sich: Rund zwei Drittel der Bewerberinnen und Bewerber wurden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen – ein klares Indiz dafür, dass der Kanal vor allem mobil-affine und gezielt interessierte Kandidatinnen und Kandidaten anspricht. Zwei Einstellungen konnten direkt über WhatsApp realisiert werden, darunter ein besonders gefragtes Profil: Fahrer:innen im Gefahrgutbereich, die eine spezielle Qualifikation erfordern. Gerade in dieser Zielgruppe, die unter starkem Fachkräftemangel leidet, zeigt sich die Stärke von WhatsApp als einfacher Erstkontaktpunkt. Bewerberinnen und Bewerber lobten den schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess, der es ermöglicht, sich direkt vom Mobilgerät aus zu bewerben.
Interner Erfolg: Verkürzung der Time-to-Hire
Für HOYER bedeutet dies nicht nur eine Reduktion der Time-to-Hire, sondern auch einen klaren Vorteil im Wettbewerb um Talente. Darüber hinaus profitierten die Hiring-Manager von transparenteren und standardisierten Workflows.
Besonders relevant ist WhatsApp für mobile Nutzerinnen und Nutzer: „Die meisten Bewerberinnen und Bewerber, die sich für diesen Kanal entschieden, waren unterwegs und hatten die Stellenanzeige auf ihrem Smartphone entdeckt. Statt umständlich das Medium zu wechseln, reichten sie ihre Bewerbung direkt per WhatsApp ein – ein Verhalten, das gerade bei jüngeren Zielgruppen auf hohe Akzeptanz stößt“ sagt Sarah Jakobi. Obwohl WhatsApp derzeit noch einen kleineren Teil der gesamten Bewerbungen ausmacht, zeigt sich bereits, dass dieser Kanal ein effektiver Weg ist, neue Zielgruppen zu erreichen und die eigenen Employer-Branding-Ziele zu untermauern.
Zukunftsausblick: Ausbau und Optimierung
Aufbauend auf den bisherigen Erfolgen plant HOYER, die Nutzung von WhatsApp auf weitere Bewerber Zielgruppen auszuweiten und die Datenbasis für zukünftige Analysen zu stärken. Durch eine verbesserte Erhebung von KPIs wie Time-to-Hire und Bewerberquellen soll der Mehrwert der digitalen Tools noch gezielter evaluiert werden.
„Ein weiterer Fokus liegt auf der stärkeren Einbindung internationaler Standorte, um den globalen Recruiting-Prozess zu standardisieren“, erklärt Sarah Jakobi. Ergänzend dazu plant HOYER, weitere modulare Lösungen von rexx systems einzusetzen - wie z.B. den "Bewerbungsbooster", der eine einfache und effiziente interne Bewerbung für Mitarbeitende der HOYER Gruppe auf Stellenanzeigen ermöglicht.
Fazit: Ein moderner Ansatz für eine komplexe Herausforderung
Die Zusammenarbeit zwischen HOYER und rexx systems zeigt, wie digitale Innovationen die Herausforderungen des modernen Recruitings lösen können. Mit WhatsApp als Bewerbungskanal ist es HOYER gelungen, nicht nur Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch die eigene Arbeitgebermarke moderner und ansprechender zu positionieren. Das unterstreicht die Bedeutung moderner Tools, um im Wettbewerb um Fachkräfte erfolgreich zu sein und zukunftsweisende Standards im Recruiting zu setzen.
