Das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen ist mehr als „nur“ Pflichterfüllung. Am 02. Juli 2023 trat das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft, welches Unternehmen dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten. Diese neuen Regelungen setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie um und haben zum Ziel, hinweisgebende Personen zu schützen und Integrität zu fördern. Besonders in der Logistik, einer Branche, in der Vertrauen und Zuverlässigkeit von entscheidender Bedeutung sind, kann ein solches System dazu beitragen, Reputationsschäden zu vermeiden und das Image des Unternehmens durch verantwortungsvolle Unternehmensführung zu stärken. Es stärkt nicht nur das Vertrauen von Mitarbeitern, Partnern und der Öffentlichkeit, sondern ermöglicht auch die Früherkennung von Missständen und Verstößen gegen ethische Standards. So kann eine Kultur der Transparenz und Verantwortung gefördert werden.
Warum ein Hinweisgebersystem zu implementieren grundsätzlich für Unternehmen und Organisationen aller Größen interessant ist, die verantwortungsvolle und transparente Arbeitsumgebungen schaffen möchten, berichtete unser Mitglied Adverit beim Logistics Morning Coffee am 17. Mai 2024.
Seit dem 02. Juli 2023 ist die Implementierung für Unternehmen ab 250 Beschäftigten und seit dem 17. Dezember 2023 auch kleinere Unternehmen ab 50 Beschäftigten Pflicht. Die Nichteinhaltung kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € bewehrt werden. Insbesondere Führungskräfte, Compliance-Beauftragte und Revisoren können von den detaillierten Informationen und Analysen aus eingehenden Meldungen des Hinweisgebersystems profitieren.
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems erfordert eine sorgfältige Planung, um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Whistleblower-Richtlinie zu erfüllen. Unternehmen haben die Wahl zwischen internen und externen Lösungen. Interne Systeme können durch spezielle Software implementiert werden, während externe Lösungen, wie der "Ombudsperson"-Ansatz, eine klare physische Trennung zwischen meldender Person und Unternehmen gewährleisten.
Beim internen Ansatz können spezielle Softwarelösungen erworben und implementiert werden, die den Vorgaben entsprechen. Alternativ können Unternehmen sich für eine externe Lösung entscheiden, bei der die Fallbearbeitung und -verwaltung ausgelagert wird. In beiden Fällen ist es wichtig, verschiedene Meldekanäle wie eine 24-Stunden-Telefonhotline und eine E-Mail-Adresse bereitzustellen, um Hinweise zu erhalten. Die Einhaltung von Fristen für die Bearbeitung und Rückmeldung von Hinweisen ist entscheidend, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten und eine effektive Untersuchung von möglichen Verstößen zu ermöglichen.
Unabhängig von der Wahl der Lösung: Vertraulichkeit ist entscheidend. Jede Lösung muss die Anonymität der hinweisgebenden Personen wahren, während mögliche Verstöße analysiert und bearbeitet werden.
Die Liste unangemessener Verhaltensweisen, die gemeldet werden können, umfasst Korruption, Betrug, Bestechung, Straftaten wie Diebstahl oder Unterschlagung, Nichteinhaltung gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen, Gefährdung von Leben und Sicherheit sowie Fälle von sexueller Belästigung, Mobbing und Übervorteilung uvm.
Fazit
Neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht signalisiert die Einführung eines Hinweisgebersystems das Bestreben eines Unternehmens, eine gesunde und ethische Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter ihre Meinung frei äußern können, ohne Angst vor negativen Folgen zu haben. Von Unternehmensseite aus ist es ebenfalls vorteilhaft, interne Hinweisen nachzugehen, um mögliche Schäden am Ruf zu vermeiden, die entstehen könnten, wenn Vorfälle öffentlich werden.
Über das LMC
Der Logistikstandort Hamburg befindet sich im Auf- und Umbruch. Aus diesem Grunde hat die Logistik-Initiative Hamburg ein monatliches Logistics-Morning-Coffee (LMC) für die Entscheider der Szene ins Leben gerufen. Logistiker haben somit die Möglichkeit, sich jeden 3. Freitag im Monat von 08:00 - 09:30 Uhr in legerem Rahmen gezielt über aktuelle Themen auszutauschen sowie neue Impulse anzuregen.
