Am 2. Juli 2023 trat das Gesetz zum Schutz hinweisgebender Personen und zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft. Bekannt als das Hinweisgeberschutzgesetz oder auch das Whistleblowergesetz, zielt es darauf ab, Personen zu schützen, die Missstände in Unternehmen melden. Die Umsetzung erfordert die Einrichtung sicherer Meldekanäle und die Einhaltung verschiedener Fristen im Umgang mit den eingehenden Hinweisen.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Unternehmen und Organisationen ab 50 Mitarbeitern müssen ein sicheres internes Hinweisgebersystem einrichten und betreiben. Bis zum 17. Dezember 2023 galt eine Übergangsfrist. Während dieser Frist mussten Unternehmen ab 250 Beschäftigten entsprechende Meldestellen anbieten. Seit dem 17. Dezember gilt die Verpflichtung auch für kleinere Unternehmen ab 50 Beschäftigten.
Unternehmen, die gegen dieses Gesetz verstoßen, können mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro belegt werden.
Datenschutz und sichere Kanäle
Gemäß des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das Mitte letzten Jahres in Kraft trat, stehen Unternehmen vor der Aufgabe, die Anforderungen des HinSchG zu erfüllen und eine Meldestelle für hinweisgebende Personen einzurichten. Die Implementierung eines Hinweisgebersystems bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen, jedoch kann die Aufgabe komplex sein und erfordert spezifisches Fachwissen. Das HinSchG implementiert die EU-Whistleblower-Richtlinie, welche darauf abzielt, Hinweisgebende zu schützen. Das Gesetz enthält klare Vorschriften zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, sowie zum Schutz derjenigen, die Hinweise geben.
Verbesserung der Sicherheit
Ein Hinweisgebersystem trägt dazu bei, das Vertrauen von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit in das Compliance-Management-System eines Unternehmens zu stärken. Es ermöglicht, potenzielles Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten aufzudecken und langfristig durch interne Maßnahmen vorzubeugen, um die Sicherheit und Reputation des Unternehmens zu schützen. Viele Unternehmer haben bereits vor Inkrafttreten des HinSchG Maßnahmen ergriffen, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Verstöße zu melden, beispielsweise über das Intranet oder spezielle Formulare auf der Unternehmenswebsite. Allerdings wurde der Schutz der Hinweisgeber bisher vernachlässigt und war nicht gesetzlich geregelt, was die Hemmschwelle, Verstöße zu melden, erhöhte.
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems ist von großer Bedeutung, da es eine Kultur der Integrität, Transparenz und Verantwortung fördert. Es ermöglicht Unternehmen, Missstände oder Verstöße gegen ethische Standards und/oder Gesetze frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Bei der Implementierung werden verschiedene Meldekanäle bereitgestellt, wie eine 24-Stunden-Telefonhotline oder eine spezielle E-Mail-Adresse, über die Hinweisgeber Verstöße melden können.
Meldefähige Verstöße
Um Beschäftigten und Mitgliedern der Öffentlichkeit das Offenlegen unangemessenen Verhaltens zu erleichtern, insbesondere Verstöße gegen Strafvorschriften oder bußgeldbewehrte Verstöße, werden folgende unangemessene Verhaltensweisen erfasst:
• Korruption, Betrug, z.B. falsche Finanzberichterstattung
• Bestechung oder Erpressung
• Straftaten wie Untreue, Diebstahl oder Unterschlagung
• Nichteinhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Gefährdung des Lebens und der Sicherheit von Personen
• Sexuelle Belästigung, Mobbing, Übervorteilung
• Verstöße gegen den Umwelt-, Arbeits-, oder Gesundheitsschutz
• Verstöße gegen das Mindestlohngesetz
• Verstöße gegen die Regelungen des Verbraucherschutzes
• Verstöße gegen die Regelungen des Datenschutzes
• Verstöße gegen das Vergabe- und Kartellrecht
Interne oder externe Lösung?
Das Hinweisgeberschutzgesetz und die EU-Whistleblowerrichtlinie bieten rechtlichen Schutz für Hinweisgeber. Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten sind schon seit einem guten halben Jahr verpflichtet, entsprechende Kanäle bereitzustellen und die Vorgaben einzuhalten. Bis Ende 2023 sollten auch alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten nachziehen.
Für die Verantwortlichen stellt sich nicht die Frage, ob ein Hinweisgebersystem implementiert werden soll, sondern lediglich, welches System am besten zum jeweiligen Unternehmen passt. Es gibt verschiedene Lösungsansätze, intern und extern.
Ein interner Ansatz besteht darin, spezielle Software in Form eines Ticketsystems zu erwerben und zu etablieren, das den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Whistleblowerrichtlinie entspricht. Die Preise variieren stark und werden oft pro Beschäftigten berechnet.
Eine andere Variante ist das "Auslagern" der Fallbearbeitung (Case Management) und die klare physische Trennung zwischen meldender Person und betroffenem Unternehmen. Durch den Einsatz eines Ombudsmanns und externen Case Managements werden die gesetzlichen Anforderungen effizient und professionell umgesetzt. Eingehende Meldungen werden dokumentiert, analysiert und fristgerecht an das betroffene Unternehmen zurückgemeldet. Die Aufklärung etwaiger Verstöße obliegt dann dem Unternehmen, wobei die Identität der Hinweisgeber zu keinem Zeitpunkt offengelegt werden darf.
Risikomanagement
Die Integration eines Hinweisgebersystems gemäß den gesetzlichen Anforderungen ermöglicht Unternehmen, potenzielle Risiken und Verstöße frühzeitig zu identifizieren. Das Case-Management erlaubt eine gründliche Analyse und Bewertung von Hinweisen, um eine proaktive Problembewältigung zu gewährleisten. Durch eine sorgfältige Auswertung können mögliche Trends und Muster in den Hinweisen erkannt werden, was eine kontinuierliche Verbesserung des Risikomanagements ermöglicht und potenzielle Schäden minimiert. Ein ganzheitlicher Ansatz sowie eine Bewertung auf Basis von Governance, Risikomanagement und Compliance sind dabei oft hilfreich.
Mehr als „nur“ Erfüllung einer Pflicht
Als Revisoren legen wir großen Wert auf ein funktionierendes Hinweisgebersystem für die Integrität und Transparenz eines Unternehmens. Ein solches System bietet sowohl Mitarbeitern als auch externen Parteien eine vertrauliche Plattform, um Verdachtsfälle von illegalem oder unethischem Verhalten zu melden, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen. Die Kombination aus einem gut funktionierenden Hinweisgebersystem und einer effektiven Untersuchung und Aufklärung verbotenen Verhaltens stärkt erheblich das Compliance- und Kontrollsystem des Unternehmens. Es fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und Ethik und festigt das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern in das Unternehmen.
Natürlich können Bedenken hinsichtlich Vertraulichkeit, Karriereauswirkungen und Reaktionen der Kollegen bestehen, wenn Mitarbeiter Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten melden möchten. Hier spielt das Hinweisgebersystem eine entscheidende Rolle, indem es sicherstellt, dass Meldungen vertraulich behandelt werden und Schutzmechanismen vorhanden sind, um die Identität des Hinweisgebers zu wahren.
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems signalisiert deutlich, dass das Unternehmen bereits auf Managementebene an einer gesunden und ethischen Arbeitsumgebung interessiert ist, in der jeder seine Stimme erheben kann, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Es ist auch aus Unternehmenssicht deutlich vorteilhaft, internen Hinweisen nachzugehen, um einen möglichen Reputationsverlust zu vermeiden, der durch das Bekanntwerden von Vorfällen an die Öffentlichkeit entstehen könnte.
Essenz
- Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) trat am 02. Juli 2023 in Kraft; bis Ende 2023 mussten Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten ein Hinweisgebersystem implementiert haben.
- Das HinSchG setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie um, die darauf abzielt, Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen.
- Unternehmen können interne oder externe Lösungen wählen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
- Es wird empfohlen, verschiedene Meldekanäle wie Hotlines oder E-Mails bereitzustellen sowie ein Konzept zur Fallbearbeitung zu entwickeln.
- Die Identität des Hinweisgebers darf während der Aufklärung dem betroffenen Unternehmen nicht offengelegt werden.
Sie möchten sich individuell beraten lassen, welche Maßnahmen für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind? Informieren Sie sich unter Hinweisgebersystem – adverit und nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
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